Der DGB NRW hat zu einer geplanten Änderung des Landesbeamtengesetzes, mit der die Einführung digitaler Personalakten für Beamtinnen und Beamte in NRW ermöglicht werden soll, erneut Stellung genommen.
Nach einer ersten Stellungnahme im Herbst 2020 waren kleinere Verbesserungen am Ausgangsentwurf entsprechend unserer Anregungen vorgenommen worden. Allerdings blieben zentrale Forderungen und Bedenken weiter offen. Diese hat der DGB NRW in seiner zweiten Stellungnahme daher erneut bekräftigt.
Wesentlich aus Sicht des DGB NRW ist, dass die positiven Potentiale einer digitalen Personalakte aus Sicht der Beschäftigten wirklich realisiert werden. Allein die Einführung einer E-Akte macht Verwaltung nicht effektiver, effizienter und mitarbeiterfreundlicher, wie es in der Gesetzesbegründung formuliert wird. Die Praxis zeigt, dass es auf die konkrete Umsetzung ankommt - stimmen die technischen Komponenten nicht, fehlen ausreichend (personelle oder zeitliche) Ressourcen und werden die Mitarbeiter*inneninteressen über die Beteiligung auch ihrer Personalvertretungen nicht frühzeitig einbezogen, lassen sich in der Theorie vorhandene positive Potentiale von Digitalisierungsprojekten nicht realisieren.
Der DGB NRW fordert daher bei der Einführung digitaler Personalakten eine frühzeitigte und fortlaufende Beteiligung der Mitarbeiter*innen und der Personalvertretungen auf allen Ebenen. Nur so ist gewährleistet, dass schon von Beginn an ein besonderes Augenmerk auf die gute Nutzbarkeit für den Endanwender gelegt wird. Der Erfolg der Einführung der E-Akte hängt maßgeblich davon ab, inwieweit das Bestandspersonal
von Beginn an in den Prozess einbezogen wird und durch passgenaue Schulungen begleitet wird. Schulungskonzepte müssen bereits bei Einführung des Prozesses entwickelt und durchgeführt werden. Dabei müssen auch die Erfahrungswerte der Endnutzerinnen und -nutzer einfließen. Aus Sicht des DGB NRW ist ein ausreichendes Bestreben der Landesregierung an diesem Punkt bisher nicht erkennbar.
In seiner Stellungnahme fordert der DGB NRW auch, dass ausreichend Zeit und Personal zur Implementierung bereitgestellt werden. Es darf während der Einführung auch nicht zu Schwierigkeiten bei der Verfügbarkeit von Personalakten kommen. Vor dem Hintergrund der Vernichtung von physischen Dokumenten ist sicherzustellen, dass die Digitalisierung in adäquater Form erfolgt und die Dokumente vollständig nutzbar sind.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist aus Sicht des DGB NRW der Schutz der sensiblen Beschäftigtendaten im Rahmen der Digitalisierung von Personalakten. Der DGB fordert, dass dieser bei jedem Prozessschritt gewährleistet sein muss. In der Vergangenheit haben Angriffe auf Verwaltungen und ihre Daten immer wieder aufgezeigt, welche immensen Schäden möglich sind, wenn sensible Daten nicht ausreichend vor missbräuchlichen internen Zugriffen oder Angriffen von außen geschützt werden. Vor Einführung einer digitalen Personalakte muss deswegen sichergestellt werden, dass Datenschutz- und Datensicherheitsfragen ausreichend geklärt sind. In unserer Stellungnahme haben wir daher u.a. noch einmal betont, dass wir aufgrund der hohen Sensibilität der Daten in Personalakten weiter die Auftragsdatenverarbeitung durch außerhalb des öffentlichen Dienstes stehende externe Dritte ablehnen.
Der DGB NRW wird den Prozess mit seinen Mitgliedsgewerkschaften weiter kritisch begleiten.
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